Какие данные действительно нужны тренеру
Карточка клиента не должна превращаться в архив всего, что человек когда-либо рассказывал. Для ежедневной работы достаточно информации, которая помогает провести следующее занятие и не потерять договорённости:
- имя и удобный способ связи;
- статус работы с клиентом;
- ближайшая тренировка;
- активный блок занятий и остаток;
- состояние оплаты;
- короткие организационные заметки.
Чувствительную информацию о здоровье собирайте только тогда, когда она действительно нужна для безопасной работы, и не переносите в случайные заметки больше данных, чем необходимо.
Один клиент — одна актуальная карточка
Главная ошибка ручного учёта — дубли. В календаре стоит одно имя, в переводах другое, а в заметках сохранилась старая договорённость. Когда у клиента одна карточка, занятия, блок и оплата относятся к одному человеку и не требуют сопоставления вручную.
В списке клиентов полезно сразу видеть не биографию, а сигнал к действию: давно не тренировался, заканчивается блок, есть ближайшая запись или нужно проверить оплату.
Как переносить текущую базу
Начните с активных клиентов, у которых уже есть следующая тренировка. Внесите остаток так, как вы и клиент понимаете его сегодня, а старую историю оставьте в прежнем источнике. Не пытайтесь восстановить задним числом каждое занятие, если это не требуется для расчётов.
Удобный порядок:
- Добавьте клиента и контакты.
- Создайте текущий блок занятий.
- Укажите полученную оплату или долг.
- Поставьте ближайшую тренировку.
- Отправьте приватную ссылку на календарь.
После этого новая история будет собираться последовательно. Подробный процесс разобран в материале «Как тренеру вести клиентов».
Что не стоит хранить в голове
Память тренера нужна для наблюдения за движением, общения и выбора следующей задачи. Даты, суммы и остатки лучше доверить системе. Это не бюрократия, а способ не тратить внимание на повторные проверки и не обсуждать с клиентом две разные версии одного блока.
