Почему остаток снова не сходится
Клиент уверен, что осталось два занятия, а в заметке тренера — одно. Обычно это не вопрос памяти или доверия: где-то оплату, запись, перенос и проведённую тренировку посчитали одним событием.
Чтобы остаток не приходилось восстанавливать по переписке, разделите четыре вещи:
- блок определяет условия и количество занятий;
- оплата фиксирует поступление денег;
- запись занимает время в календаре;
- проведение уменьшает остаток.
Клиент может оплатить заранее, записаться на несколько дат и перенести одну тренировку. Если всё смешано, остаток быстро перестаёт совпадать с реальностью.
Пример: восемь тренировок, частичная оплата и один перенос
Возьмём вымышленный блок: 8 тренировок за 16 000 ₽, то есть 2 000 ₽ за занятие. Клиент сначала перевёл 10 000 ₽. После трёх проведённых тренировок осталось 5 занятий, но за блок ещё нужно доплатить 6 000 ₽. Количество оставшихся занятий и долг по оплате — разные числа.
- Блок: 8 занятий, стоимость 16 000 ₽.
- Поступление: 10 000 ₽, неоплаченная часть — 6 000 ₽.
- Проведено: 3 занятия, остаток по количеству — 8 − 3 = 5.
- Четвёртая встреча перенесена: она ещё не проведена, остаток остаётся 5.
- Пришла доплата 6 000 ₽: всего оплачено 16 000 ₽, долг закрыт; остаток занятий по-прежнему 5.
- Провели перенесённую встречу: теперь проведено 4, осталось 4.
Для ручной таблицы заведите отдельные столбцы: клиент, блок, количество, цена блока, поступления, неоплаченная часть, проведено, осталось. Даты и суммы платежей храните отдельными строками. Не переписывайте сумму первого перевода суммой второго: иначе исчезнет история двух поступлений.
Проверьте этот же блок в CRM
В разделе «Клиенты» выберите нужного человека, нажмите «Блок» и добавьте блок на 8 тренировок стоимостью 16 000 ₽. Зафиксируйте фактически полученные 10 000 ₽, затем создайте встречи в календаре и свяжите их с этим блоком. Будущие записи не равны уже списанным занятиям.
После отметки трёх проведённых встреч проверьте карточку: остаток — 5 занятий. Перенесите следующую встречу и проверьте, что остаток не уменьшился второй раз. Доплату внесите отдельным платежом и сверьте итог поступлений — 16 000 ₽. Такой короткий сценарий можно сначала пройти на демонстрационных записях, не перенося всю практику.
Если клиент только пришёл, начните с анкеты перед первой тренировкой. Если блок подходит к концу, сверьте расчёт и выберите сообщение о продлении и оплате.
Как завести новый блок
Запишите количество занятий, стоимость, дату начала и договорённость о сроке использования, если она есть. Не добавляйте срок автоматически, если вы его не обсуждали. Укажите оплату отдельно: полностью, частично или пока не получена.
Когда блок продлевается до полного окончания предыдущего, заранее определите, какой расходуется первым. Это избавит от двух параллельных остатков.
Когда списывать занятие
Остаток меняется после факта проведения или согласно заранее согласованному правилу поздней отмены. Простое наличие записи в календаре не должно автоматически доказывать, что услуга оказана.
После рабочего дня отметьте проведённые занятия, пока события свежи в памяти. Проверка раз в месяц создаёт слишком много неоднозначных случаев.
Как сверять оплату
Банковская история подтверждает перевод, но не объясняет, к какому клиенту и блоку он относится. После поступления сразу привяжите сумму к карточке. В назначении или заметке не храните больше персональных данных, чем необходимо.
Раз в неделю проверьте клиентов, у которых:
- блок начат, а оплата не отмечена;
- осталось одно-два занятия;
- есть платёж, но не выбран блок;
- остаток отличается от понимания клиента.
Спорный остаток
Не начинайте разговор с уверенного обвинения. Сверьте даты проведённых занятий и исходное количество. Покажите клиенту последовательность и исправьте ошибку, если она ваша. Прозрачная история важнее попытки доказать правоту по памяти.
В «Где мои клиенты» блоки, занятия и оплаты находятся рядом, а клиент видит свой остаток по приватной ссылке.
Налоговый и рабочий учёт
CRM показывает отношения с клиентом и внутреннюю картину практики. Она не формирует чек самозанятого и не заменяет официальный налоговый учёт. Полученный доход фиксируйте в «Мой налог» по правилам вашего режима.
Закрытие месяца
В последний рабочий день месяца сверьте проведённые занятия с календарём, оплаты — с банковскими поступлениями, а остатки — с активными блоками. Отдельно оставьте список неоднозначных операций: неизвестный перевод, частичная оплата или занятие со спорным статусом. Их лучше разобрать сразу, а не переносить ошибку в следующий месяц.
Не корректируйте остаток молча только ради красивого отчёта. Если обнаружили старую ошибку, сохраните понятное объяснение и при необходимости сообщите клиенту. Доверие поддерживается не отсутствием ошибок, а прозрачным исправлением.
Храните исходные договорённости о цене и количестве занятий рядом с блоком. При изменении условий создавайте новый блок, а не переписывайте старый: так прошлые оплаты и остатки остаются понятными.
