Разделите четыре сущности
Ошибки начинаются, когда «абонемент», оплата, запись и проведённое занятие считаются одним событием. На практике это четыре разные вещи:
- блок определяет условия и количество занятий;
- оплата фиксирует поступление денег;
- запись занимает время в календаре;
- проведение уменьшает остаток.
Клиент может оплатить заранее, записаться на несколько дат и перенести одну тренировку. Если всё смешано, остаток быстро перестаёт совпадать с реальностью.
Как завести новый блок
Запишите количество занятий, стоимость, дату начала и договорённость о сроке использования, если она есть. Не добавляйте срок автоматически, если вы его не обсуждали. Укажите оплату отдельно: полностью, частично или пока не получена.
Когда блок продлевается до полного окончания предыдущего, заранее определите, какой расходуется первым. Это избавит от двух параллельных остатков.
Когда списывать занятие
Остаток меняется после факта проведения или согласно заранее согласованному правилу поздней отмены. Простое наличие записи в календаре не должно автоматически доказывать, что услуга оказана.
После рабочего дня отметьте проведённые занятия, пока события свежи в памяти. Проверка раз в месяц создаёт слишком много неоднозначных случаев.
Как сверять оплату
Банковская история подтверждает перевод, но не объясняет, к какому клиенту и блоку он относится. После поступления сразу привяжите сумму к карточке. В назначении или заметке не храните больше персональных данных, чем необходимо.
Раз в неделю проверьте клиентов, у которых:
- блок начат, а оплата не отмечена;
- осталось одно-два занятия;
- есть платёж, но не выбран блок;
- остаток отличается от понимания клиента.
Спорный остаток
Не начинайте разговор с уверенного обвинения. Сверьте даты проведённых занятий и исходное количество. Покажите клиенту последовательность и исправьте ошибку, если она ваша. Прозрачная история важнее попытки доказать правоту по памяти.
В «Где мои клиенты» блоки, занятия и оплаты находятся рядом, а клиент видит свой остаток по приватной ссылке.
Налоговый и рабочий учёт
CRM показывает отношения с клиентом и внутреннюю картину практики. Она не формирует чек самозанятого и не заменяет официальный налоговый учёт. Полученный доход фиксируйте в «Мой налог» по правилам вашего режима.
Закрытие месяца
В последний рабочий день месяца сверьте проведённые занятия с календарём, оплаты — с банковскими поступлениями, а остатки — с активными блоками. Отдельно оставьте список неоднозначных операций: неизвестный перевод, частичная оплата или занятие со спорным статусом. Их лучше разобрать сразу, а не переносить ошибку в следующий месяц.
Не корректируйте остаток молча только ради красивого отчёта. Если обнаружили старую ошибку, сохраните понятное объяснение и при необходимости сообщите клиенту. Доверие поддерживается не отсутствием ошибок, а прозрачным исправлением.
Храните исходные договорённости о цене и количестве занятий рядом с блоком. При изменении условий создавайте новый блок, а не переписывайте старый: так прошлые оплаты и остатки остаются понятными.
